Jste zde: Úvodní strana > Rezervační systém > Pravidla pro rezervaci

Pravidla pro rezervaci

Pravidla využívání zasedacích místností / učeben AVI
Vysvětlivky: 
1) odpovědná osoba - osoba, která provedla rezervaci zasedací místnosti / učebny a která po ukončení akce zkontroluje zavření oken a dveří, zhasnutá světla
2) správce AVI - osoba odpovědná za správnou realizaci rezervací (osoba z Odboru projektového řízení) 
3) AVI - Akademie veřejného investování
4) ESIF - Evropské strukturální a investiční fondy
5) MMR - Ministerstvo pro místní rozvoj

Všeobecná pravidla:
1) Zasedací místnosti / učebny AVI se užívají za účelem pořádání jednání, školení, konferencí, prezentací, porad, workshopů apod.

2) Akce v AVI budou probíhat v pracovní dny (tj. od pondělí do pátku) v době od 8.00 hodin do 17.00 hodin. Do tohoto časuse započítává doba na přípravu rezervované místnosti a doba na úklid po akci. O využití prostor AVI nad uvedený časový rámec je nezbytné se předem dohodnout se správcem AVI a mít písemné (e-mail) potvrzení od správce AVI.

3) Akce hrazené z ESIF a konané na základě plnění Dohody o Partnerství (DoP), budou mít před ostatními akcemi přednost.

4) Přísný zákaz kouření ve všech prostorách AVI.

5) Poskytování cateringu aktuálně není možné zajistit. Do doby uzavření rámcové smlouvy platí dosavadní postup jako u rezervace ostatních zasedacích místností a učeben.

6) Pro zasedací místnosti a učebny AVI je pro zajištění akce k dispozici vybavená kuchyňka. Z tohoto důvodu je nutné uvádět již při rezervaci zasedací místnosti / učebny počet účastníků akce. 

7) V případě, že dojde k rozbití nádobí, je nutné jej vyřadit a nahlásit počty rozbitého nádobí Odboru projektového řízení, kontaktní osoby: Zuzana Zuzáková, mob.: +420 731 628 110, tel.: +420 224 861 202, e-mail: Zuzana.Zuzakova@mmr.cz a Renáta Adamudi, mob.: +420 731 672 253, tel.: +420 224 861 690, e-mail: Renata.Adamudi@mmr.cz. To samé platí pro způsobené závady na vybavení v prostorech AVI.

8) Rezervace bude akceptována, bude-li zaregistrována nejpozději den před plánovanou akcí do 15.00 hodin. V případě požadavku na změnu uspořádání zasedací místnosti je nutná rezervace 48 hodin před akcí. Pro zasedací místnost / učebnu AVI je stanoveno školní uspořádání jako standard.

9) Klíč od vchodu a otevírání vchodu v ulici Pařížská číslo 4 zajišťuje správce AVI.

10) V případě současně podaných požadavků na rezervaci stejné zasedací místnosti / učebny v případě konání dvou a více akcí v jednom termínu, bude postupováno podle následujících kritérií:
a) hrazeno z ESIF / akce MMR + DoP
b) hrazeno z ESIF / akce Implementační struktury ESIF
c) hrazeno ze státního rozpočtu / akce MMR
d) hrazeno ze státního rozpočtu / akce ostatní
e) jiné výše neuvedené akce.

11) Zaměstnanci MMR, kteří využijí prostory AVI, jsou povinni si zajistit přípravu zasedací místnosti / učebny na vlastní zodpovědnost.

12) Myčky na nádobí používá pouze pracovník úklidu, který se stará o prostory AVI. Po akci pracovník úklidu zajistí, aby použité nádobí bylo řádně umyto a uklizeno zpět do uzamykatelných skříněk a zkontroluje, zda je kuchyňka čistá pro další využití.
 
Práva a povinnosti odpovědných osob:
1) Odpovědná osoba zajistí přípravu místnosti / učebny před akcí s dostatečným časovým předstihem, kde čas na přípravu bude připočítán do dané rezervace. Při zadávání rezervace do rezervačního systému uvede odpovědná osoba do políčka „Poznámka" skutečný čas začátku akce

2) Obsluha výpočetní a prezentační techniky včetně ozvučení a manipulace s kabeláží je povolena pouze správci AVI či jiné správcem AVI pověřené osobě. 

3) Při práci s výpočetní technikou není dovoleno jakkoliv zasahovat do nastavení systému, obcházet nebo měnit hesla, mazat nebo instalovat jakýkoliv software bez vědomí správce AVI. Není dovoleno přemísťovat, přejmenovávat, mazat nebo měnit soubory ve složkách na lokálních discích, stejně tak jako odebírat nebo přidávat položky v nabídce Start, odstraňovat nebo přidávat ikony na plochu či jakkoliv měnit vzhled plochy.

4) Při všech činnostech v učebně, včetně konzumace jídla a pití, se přítomné osoby chovají tak, aby nedošlo ke škodám na majetku organizace či přítomných osob. V případě, že k nějaké škodě dojde, je osoba, která škodu způsobila, povinna ji neprodleně nahlásit správci AVI či odpovědné osobě.

5) Po skončení akce odpovědná osoba ve spolupráci s pracovníkem úklidu uvede zasedací místnost, kuchyňku do původního stavu. Současně spoluodpovídá za úklid kuchyňky, vypnutí elektrických spotřebičů, uzavření oken, uzamčení využívaných prostor a kontrolu, že všichni účastníci akce již odešli.

6) Vstup do AVI je zajištěn správcem AVI. Pro zaměstnance MMR z 1. patra malým schodištěm k bílým dveřím s čtečkou. Pro osoby, které nejsou zaměstnanci MMR je na základě požadavku odpovědné osoby otevřen a za přítomnosti ostrahy zajištěn vstup z ulice Pařížská 4. Pro zajištění dodávky občerstvení je určen vjezd z Pařížské 6, který po předchozím avízu správce zasedací místnosti ve spolupráci se zaměstnanci ostrahy zpřístupní.

7) Odpovědná osoba je povinna nahlásit Odboru projektového řízení, kontaktní osoby: Zuzana Zuzáková, mob.: +420 731 628 110, tel.: +420 224 861 202, e-mail: Zuzana.Zuzakova@mmr.cz a Renáta Adamudi, mob.: +420 731 672 253, tel.: +420 224 861 690, e-mail: Renata.Adamudi@mmr.cz, závady na zařízení či poškození vybavení AVI zjištěné v době konání akce (pozn. doporučujeme provést kontrolu již při převzetí zasedací místnosti). V relevantních případech bude sepsán protokol o předání či zjištěné závadě. 

8) Odpovědná osoba ručí za škody vzniklé ve využívaných prostorách v souvislosti s jejich činnostmi nebo s činnostmi jimi pozvaných osob. Odpovědná osoba ručí zejména za zničení, znehodnocení, odcizení či poškození technického zařízení a vybavení nacházejícího se v AVI.

9) Odpovědná osoba je povinna:
a) dodržovat platné požární, bezpečnostní, hygienické předpisy a rozhodnutí ministryně
b) využívat půjčené nebo pronajaté prostory pouze k účelům, pro které byly zapůjčeny (pronajaty) a tak, aby nedocházelo ke škodám.

10) Zákaz manipulace s technickým zařízením, ozvučením a nábytkem v zasedací místnosti bez písemného (e-mail) souhlasu správce AVI.

11) Odpovědná osoba má možnost použít kávovar a varnou konvici. Správce AVI poskytne potřebné informace k obsluze zmíněných zařízení.